Eén manier is het werken met enkelvoudige IPM Teams. Inmiddels hebben 6 projecten de werkwijze omarmd. Marieke Schepers en Elly Altena (Rijkswaterstaat) en Marcella van Soolingen (BAM Infra Asset Management) vertellen over de ervaringen, over de voordelen en de nadelen van het werken in één team.

Een enkelvoudig IPM-team als oplossing?

Een van de manieren van andere vormen van samenwerking waarmee wordt geëxperimenteerd is het enkelvoudige IPM-team (integraal projectmanagement). Medewerkers van marktpartijen en Rijkswaterstaat werken daarin zij aan zij in één team. Bij één IPM-team gaat het er om dat de twee IPM-teams van de opdrachtgever en opdrachtnemer geïntegreerd zijn tot één team. Daarbij wordt elke IPM-rol in principe door óf de opdrachtgever óf de opdrachtnemer ingevuld. Maar er zijn ook voorbeelden van projecten waarbij één van de rollen wel door beide organisaties wordt ingevuld, bijvoorbeeld als het gaat om een hele ingewikkelde of grote opdracht. De komende tijd wordt verder gekeken hoe dat werkt.’

Wat was de reden om dit onderwerp op te pakken?

Naar aanleiding van een werksessie Op weg naar co-creatie in assetmanagement die RWS  en de markt 2 jaar geleden hield bij de jaarlijkse Marktdag kwamen we op negen kansen die ons zouden helpen om anders of beter met elkaar samen te werken. Eén van die kansen was het enkelvoudig IPM-team. We hadden toen vier projecten in beeld die op deze manier  wilden samenwerken. Dat waren de projecten Draaibruggen Kanaal Gent en Terneuzen (DKGT), WOUW (Waardegedreven Onderhoudscontract Uiterwaarden), en de prestatiecontracten ‘Park’ (Amsterdam-Rijnkanaal) en Prestatiecontract Oost Nederland (ON).

Om input en kennis vast te leggen hebben Marcella van Soolingen en Noor van Stratum (BAM Infra Asset Management) interviews gedaan met de teams. Daarnaast hebben markt en RWS (KGMAM), gezamenlijk inspiratiesessies georganiseerd. ‘Op die manier kan ook de kennis over de projecten heen worden gedeeld en zo leren van elkaar. ‘Belangrijke succesfactoren die we uit de interviews, de inspiratiesessie en de praktijk hebben kunnen ophalen is het belang van coaching en commitment bij alle partijen, het betrekken van de hele keten en het bepalen welke competenties nodig zijn. Maar de belangrijkste conclusie is dat je voortdurend in gesprek bent over alle aspecten van de opdracht’, aldus Marcella van Soolingen en Noor van Stratum.

Het werd snel duidelijk dat de manier van samenwerken in één IPM Team niet altijd en overal hetzelfde hoeft te zijn. Het is echt projectafhankelijk. Welke rol door opdrachtgever of opdrachtnemer wordt ingevuld verschilt per project. Er is geen blauwdruk en er is niet één oplossing. De best passende samenwerkingsvorm is van meerdere factoren afhankelijk zoals de aard en omvang van het werk en de omgeving. Dit zijn we nu aan het ontdekken.

'Op deze manier samenwerken kan een team een enorme boost geven. Goed begrip van elkaar, bij elkaar in de keuken kijken helpt altijd om betere gesprekken te voeren. Problemen worden samen gevoeld en samen opgelost. Het project of contract moet zich er wel voor lenen. En twee teams hebben wel echt een rol ten opzichte van elkaar. Maar als je teruggaat naar de oorsprong en de bedoeling kan je heel wat efficiencywinst halen uit een enkelvoudig IPM-team.'
Elly Altena, Portfoliomanager Oost-Nederland (PPO)

Hoe kom je tot de keuze voor een enkelvoudig IPM-team?

De belangrijkste stap is dat teams zelf bewust bepalen hoe hun ideale team eruit ziet. Daarbij wordt gekeken naar de juiste verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Vanzelfsprekend zijn niet alle verantwoordelijk- en bevoegdheden die bij een organisatie horen uitwisselbaar. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld het zogenaamde ‘prestatie verklaren’ dat typisch een taak is die bij RWS hoort. Maar als de Contract Manager worden gelegd leggen die van Rijkswaterstaat is.

'Het was een feestje om de interviews te doen. Noor en ik waren blij verrast over de openheid waarmee mensen ons te woord stonden. We hebben hele bevlogen mensen gezien die zelf de ambitie en creativiteit hadden om het een keer anders te doen. Ik vond het ook mooi om te zien hoe zo’n team naar elkaar kijkt en tegen elkaar zegt: ‘wij cheffen dat gewoon’. En dat betekent zeker niet dat alles makkelijk of snel gaat. Er is zitten wel echt gedegen documenten en afwegingen achter de keuzes die samen worden gemaakt.'
Marcella van Soolingen, Tendermanager BAM

Zijn er ook nadelen?

Met de projecten waar we nu ervaring mee opdoen zijn (nog) niet echt nadelen van het werken in 1 enkelvoudig IPM-team naar voren gekomen. Wel zijn er omstandigheden en randvoorwaarden die helpen bij het slagen van het werken in één IPM-team, zoals coaching en steun vanuit stakeholders vanuit alle lagen van de organisaties. Ook de toestemming en toegang om in elkaars systemen te werken kost tijd en aandacht’, vertelt Marieke Schepers. ‘Het vergt ook  een andere houding en gedrag van zowel RWS-ers als opdrachtnemers. Het vereist meer openheid en soms lef om zo’n samenwerking te laten slagen. Dit moet je wel willen en kunnen.'

Wordt dit de nieuwe standaard?

'Nee dat zeker niet, we zitten echt nog in de experimenteerfase. Maar we zien in deze samenwerkingsvorm wel een oplossing voor het mogelijk capaciteitstekort bij markt én RWS omdat mensen efficiënter kunnen worden ingezet. We merken dat mensen het ook wel leuk vinden om op deze manier samen te werken. Tegelijkertijd kost het inregelen van een IPM-team ook tijd en aandacht. Dus het zal niet voor alle projecten de oplossing zijn. Bij kortlopende projecten verliest het denk ik zijn meerwaarde.'

Wat gaan we wel doen?

Marieke: 'We gaan een handreiking 1 IPM-team schrijven op basis van alle ervaring die er nu ligt. En we gaan verder met de Community of Practice (CoP) 1 IPM-team. We willen kijken of we tot een afweegkader kunnen komen wanneer 1 IPM-team bij jouw project past.'

'We gaan een handreiking maken voor iedereen die een enkelvoudig IPM-team overweegt. Tegelijkertijd willen we voorkomen dat het te veel een Plug and Play-aanpak wordt. Het doorleven van keuzes om te komen tot de samenwerking zijn daarvoor te belangrijk.'
Marieke Schepers, programma Vitale Infrasector

Op weg naar een Vitale infrasector

De Taskforce Infra en de Klankbordgroep Markt en Assetmanagement zijn samenwerkingsverbanden binnen het programma Op weg naar een vitale infrasector. Gezamenlijk wordt zo gewerkt aan het sneller en slimmer uitvoeren van de opgave waar we voor staan. Lees hier ook het artikel met de ervaringen met een gemixt IPM-team bij het Kanaal Gent-Terneuzen.