Werkgroepleden Meriam de Koning (namens MKB INFRA) en Wim Bossink (RWS) praten over het hoe en waarom.
De Taskforce Infra, met daarin Rijkswaterstaat en een brede coalitie van brancheverenigingen waaronder Bouwend Nederland, werkt aan de markttransitie naar een vitale infrasector. Acht werkgroepen werken aan voorstellen die leiden tot een verandering en verbetering van de samenwerking tussen Rijkswaterstaat en de markt. Meriam de Koning en Wim Bossink zijn leden van de werkgroep 'Tenderprocedures werken'. Deze heeft samen met de markt verbetervoorstellen geformuleerd voor het gunnen op beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), voorheen Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) genoemd. Bij BPKV kunnen naast prijs andere criteria meegewogen worden om extra kwaliteit te honoreren. De opdrachtgever bepaalt de verlangde minimumkwaliteit en legt die vast in harde minimumeisen. Daarnaast legt hij kwaliteits- en/of prestatiewensen vast in BPKV-criteria. Net als bij geschiktheidseisen en selectiecriteria moeten subgunningscriteria objectief, transparant en proportioneel zijn. "Wat we in de praktijk echter zien, is dat niet iedereen daar op dezelfde manier mee omgaat", zegt Wim Bossink. Meriam de Koning vult aan. "Dat leidde tot verschillende ervaringen met aanbestedingen. Dat vroeg om standaardisering. Inschrijvers moeten in staat zijn de criteria op dezelfde wijze te interpreteren."
Beter, duidelijker en transparanter
Recentelijk publiceerde de werkgroep tien verbetervoorstellen die BPKV-gunning beter, duidelijker en transparanter moeten maken. Zowel Rijkswaterstaat als marktpartijen zijn positief. Bossink: "Wij zetten als werkgroep in op maximale verbetering en krijgen Rijkswaterstaat en marktpartijen mee. Maar doorvoeren van alle verbeterpunten is een gecompliceerd proces waar we met zijn allen doorheen moeten. Zo zal RWS de maatregel 1 (voorlopig) nog niet doorvoeren bij Best Value projecten. Over maatregel 6 is binnen RWS nog discussie. Maatregel 10 zou nog nader moeten worden uitgewerkt en is organisatorisch op dit moment nog lastig."
De hoop van beide werkgroepleden is dat de voorstellen landen in modellen en beleidsrichtlijnen en zo een standaard werkwijze worden. Bossink: "Als dat lukt zal de algehele kwaliteit van de beoordelingen consistenter worden gemaakt". De Koning: "En daarmee wordt de voorspelbaarheid voor marktpartijen groter en uiteindelijk heeft dat zijn effect op de kwaliteit van de inschrijvingen."
Voorgestelde verbetermaatregelen BPKV (verkort)
- Koppel geen beoordelingen aan individuele personen; groepsassessments zijn alleen onder condities mogelijk.
Wat beoordeeld moet worden is de objectieve kwaliteit van de inschrijvingen. Subjectieve criteria en oordelen die direct gekoppeld zijn aan de door de inschrijver ingezette individuele personen passen daar niet bij.
- Kies bij voorkeur voor meetbare criteria
Vanuit de markt is er een sterke voorkeur voor “meetbare” criteria. In het systeem van RWS zijn dat de zogenoemde “prestatiecriteria”. (Voor duurzaamheid gaat het dan bijvoorbeeld om MKI’s, bij verkeer om VVU’s.) De berekening van een prestatiecriterium is objectief en te controleren. Voor aanbestedingen van ‘Diensten’ zijn harde meetbare (prestatie)criteria moeilijker toepasbaar waardoor een procesaanpak als BPKV-criterium opportuun blijft.
- Objectiveer niet-meetbare (subjectieve) criteria
Als toch gekozen wordt voor criteria die “beoordeeld” moeten worden (in het systeem van RWS de zogenaamde “kwaliteitscriteria” waarbij de beoordelingscommissie een cijfer geeft) dan moet het beoordelen van zo’n criterium zo objectief mogelijk gebeuren.
Criteria zijn voldoende objectief wanneer:
- het voor een (potentiële) inschrijver duidelijk is wat van hem wordt verwacht,
- de inschrijvingen aan de hand van een zo objectief mogelijk systeem worden beoordeeld, en
- de gunningsbeslissing zodanig inzichtelijk wordt gemotiveerd dat het voor de afgewezen inschrijvers mogelijk is om de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden te toetsen.
- Voer vertrouwelijke dialooggesprekken (ook in de trechterfase), alleen verslaglegging van evt. onjuistheden/aanpassingen aanbestedingsstukken
In de aanbestedingsprocedure biedt het meerwaarde als partijen in de dialoogronden van de concurrentiegerichte dialoog vrijelijk met elkaar kunnen spreken. Daardoor ontstaat wederzijds vertrouwen.
- Waarborg goede kennisoverdracht van dialoogteam naar boordelingsteam
Belangrijk is dat het beoordelingsteam bekend is met wat er in de dialoog besproken is, zodat voorkomen wordt dat het beoordelingsteam andere inzichten heeft die niet aansluiten op de visie van de aanbesteder zoals die in de dialoog kenbaar is gemaakt. De waarborg moet zodanig zijn dat de beoordelingscommissie de uitgangspunten zoals besproken in de dialoog onverkort meeneemt in haar beoordeling.
- Maak de rollen binnen het beoordelingsteam bekend
Voor markpartijen is zeer wenselijk dat zij weten welke rollen in beoordelingsteam vertegenwoordigd zijn. Dat hoeft niet met namen; mag met functies en deskundigheden. Het dialoogteam en beoordelingsteam moeten beide de projectspecifieke materiedeskundigheid hebben om het uitgevraagde te kunnen beoordelen.
- Betrek het beoordelingsteam bij het opstellen van de BPKV-criteria
Aanbeveling is dat het beoordelingsteam samen met het IPM-team de BPKV-criteria opstelt.
- Onderzoek de meerwaarde van een probiteitsfunctionaris
Een probiteitsfunctionaris woont in principe alle contactmomenten bij tussen de aanbesteder en de gegadigden bij en bewaakt het level playing field. Bij aanbestedingen van waterschappen wordt gewerkt met kleinere teams en een probiteitsfunctionaris en dit verloopt overwegend goed.
- Voer een verificatiegesprek ná indienen en vóór definitieve beoordeling
Met een verificatiegesprek wordt bedoeld een soort “omgekeerde inlichtingen” waarbij de beoordelingscommissie vragen kan stellen over onderdelen van de inschrijving. De toelichting voor het beoordelingsteam en/of de antwoorden op de vragen worden vastgelegd (opgenomen), en pas daarna vindt de definitieve beoordeling plaats. Een toelichting met mogelijkheid voor vragen is met name bij complexere werken een goede toevoeging.
- Vorm een vaste groep van beoordelaars
Voor werken die regelmatig in dezelfde vorm worden aanbesteed is het zinvol om een vaste groep te maken van beoordelaars, waarbij elke beoordeling gedaan wordt met beoordelaars uit die vaste groep. Dit zou bijvoorbeeld kunnen bij droge prestatiecontracten, nat onderhoud, etc. Deze beoordelaars worden getraind op hoe zij moeten beoordelen (bijv. via de M.A.R.K-methode) en wat zij moeten beoordelen (strikt op de uitvraag).
Wat doet de Taskforce Infra?
In 2020 startte de Taskforce Infra, een initiatief van Rijkswaterstaat en een brede infracoalitie. De Taskforce Infra begon in coronatijd om gezamenlijk het werk aan de wegen, waterwegen en kust zoveel mogelijk voort te zetten en waar mogelijk te versnellen. Het werkterrein is verbreed van de markttransitie naar een vitale infrasector.